Como usar o Trello para organização pessoal

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Na vida de um freelancer, reputação é tudo. Entregar projetos no prazo e com qualidade é fundamental para crescer profissionalmente. Mas para que isso aconteça com tranquilidade é preciso ter uma rotina eficiente e hoje eu vou te ensinar a usar o Trello para organização pessoal e profissional.

Até mesmo a pessoa mais organizada pode ter dificuldades de manter sob controle um fluxo de trabalho com diversos projetos concomitantes. 

Existem muitas técnicas e ferramentas que podem ajudar a manter a organização na vida pessoal e profissional e vamos falar sobre algumas delas neste artigo. Mas antes é preciso entender o que realmente é produtividade e a real importância dela para a vida do profissional freelancer. 

O que é produtividade?

Apesar de ser um tema bastante frequente, muitas pessoas ainda confundem produtividade com estar ocupado. E é comum pensarmos que o dia tem menos horas do que é necessário, que as horas passaram rápido demais, e chegar ao final do dia com a sensação de que não houve tempo para respirar. 

Mas será que esse é o retrato da produtividade? Provavelmente não. 

Produtividade é a capacidade de fazer o máximo de trabalho no menor espaço de tempo e com o mínimo de recursos possível. Ela é uma busca constante pela melhoria, pela otimização das atividades, e deve acompanhar nossa vida pessoal e profissional.  

A qualidade ou quantidade de trabalho sempre vai estar relacionada à produtividade. Em alguns trabalhos a quantidade é mais importante, como precisar entregar 3 relatórios no dia, enquanto em outros a qualidade é o que importa. 

Quando falamos em recursos, o mais valioso costuma ser o tempo, que é escasso para todo mundo. Então, quanto mais produtivo você for, mais tempo terá para usar como quiser. 

Podemos aprofundar ainda mais essa explicação. A produtividade não está relacionada à rapidez em si, a trabalhar ligado no 220v o tempo todo. O conceito de produtividade está vinculado à estruturar e organizar tarefas e atividades para que elas sejam feitas da forma mais eficiente. 

Isso geralmente acarreta uma melhor qualidade de vida e profissional, já que é possível respeitar os limites físicos e atender as demandas mais importantes com eficácia. 

De uma forma resumida, então, podemos dizer que ser produtivo é organizar suas responsabilidades e ser disciplinado para seguir o planejamento. 

Quando aumentar sua produtividade é o foco, fica mais fácil perceber oportunidades de melhoria na sua rotina.  

Qual é a diferença entre produtividade e produção?

Essa é mais uma das dúvidas frequentes, entretanto, que tem uma resposta simples. 

A produção está relacionada à entrega de resultados, à capacidade que uma pessoa tem de realizar um trabalho. Já a produtividade está relacionada ao processo de realização dessa entrega. E esse processo envolve estratégias e ferramentas que podem ajudar a otimizar o resultado. 

O que pode afetar negativamente a produtividade?

Muitos fatores podem atrapalhar a produtividade das pessoas. E muitos deles podem nem ser percebidos, por isso, dia após dia, a rotina é comprometida com atividades desnecessárias. Vamos conhecer os principais fatores:

  1. Falta de organização

Ter muitos compromissos e prazos curtos certamente é o número um da lista de fatores que prejudicam a produtividade. Nesses casos é comum que a pessoa paralise diante de tantas atividades e nem saiba por onde começar. 

Se insistir nesse cenário, levará muito mais tempo do que o necessário para se concentrar e realmente entrar de cabeça na atividade, comprometendo o prazo e qualidade do trabalho. 

  1. Não delegar responsabilidades

O dia tem apenas 24 horas e nenhuma pessoa é capaz de fazer tudo aquilo a que é demandada nesse período. Ainda mais no caso de freelancers que normalmente trabalham em casa, no sistema de home office, e frequentemente precisam conciliar atividades de trabalho com os cuidados com os filhos e com a casa. 

Identificar quais atividades são essenciais e prioritárias, e também quais podem ser delegadas a outras pessoas da família é fundamental para ganhar tempo e tranquilidade e para ser mais produtivo. E usar o Trello para organização pessoal pode te ajudar muito.

  1. Não estabelecer prioridades

O conceito é semelhante ao anterior, mas aqui falamos exclusivamente das atividades a serem feitas. Dentro da sua lista de tarefas do dia, certamente algumas são mais rápidas e simples de serem executadas, enquanto outras são extremamente urgentes e necessárias. 

Não saber estabelecer essas prioridades pode comprometer seu dia, pois você pode escolher começar por uma atividade que não é importante ou urgente, e acabar deixando de fazer algo necessário. 

Quando a priorização de tarefas não é feita, a pessoa também pode ter uma falsa ideia de produtividade, já que muitas atividades estão sendo concluídas, mas as mais importantes foram deixadas para trás.

  1. Falta de descanso

O cansaço não deixa a gente pensar direito e compromete a produtividade de maneira substancial. Além disso, sentir-se cansado por longos períodos reduz a motivação e a criatividade. Com o tempo você fica sem paciência e outros problemas acabam acontecendo. 

  1. Falta de apoio tecnológico

Muitas das atividades manuais e mecânicas que consomem boas horas do seu dia provavelmente podem ser feitas de maneira automatizada. Hoje existem muitas ferramentas que podem auxiliar a organizar a rotina e até mesmo a agendar e programar atividades. Mais uma vez, usar o Trello para organização pessoal vai te ajudar.

Vamos falar sobre algumas delas daqui a pouco. 

  1. Não cuidar da sua saúde

Podemos falar de tecnologia, de técnicas de produtividade, mas todos esses são recursos para aumentar a produtividade das pessoas. Lidar diariamente com estresse, ansiedade e cansaço limita o nosso poder de decisão, de fazer boas escolhas. 

O mal-estar é um dos principais inimigos da produtividade, com certeza. Uma pessoa que está sentindo dor ou que está com a cabeça focada em algum problema sério não consegue produzir com eficiência. 

A saúde mental é um dos principais fatores de bem-estar e deve ser priorizada sempre. A melhor estratégia sempre será buscar o equilíbrio entre se sentir bem e as obrigações do dia a dia. 

Dicas e técnicas para aumentar a produtividade do freelancer

Vamos começar com algumas dicas que, apesar de serem básicas, muitas vezes são deixadas de lado no home office e comprometem a produtividade. Lembrar delas, agora com um pensamento de melhorar a sua produtividade, pode ajudar você a encontrar soluções para cada um dos problemas. 

  • Evite barulho

É muito importante que o ambiente de trabalho escolhido dentro da sua casa seja o mais silencioso possível. Ruídos de crianças brincando, pessoas conversando e cachorro latindo podem desconcentrar bastante. 

O seu local de trabalho deve ter, se possível, uma porta que possa ser fechada, permitindo que você se isole do resto da casa. Se não for possível fazer isso, você pode trabalhar com fones de ouvido, ouvindo músicas instrumentais, por exemplo. Hoje existem diversas playlists com sons ambiente que prometem ajudar na concentração. 

  • Mantenha sua mesa organizada

Pode parecer bobeira, mas trabalhar em uma mesa cheia de coisas, desarrumada, distrai a atenção e prejudica a produtividade. 

O ideal é que sua mesa de trabalho tenha apenas os itens essenciais que você precisa para realizar a atividade, que pode ser um caderno, uma agenda, lápis e caneta, além do computador e seus equipamentos periféricos. 

Os post-its são muito bons para fazer anotações e para lembrar de coisas que não fazem parte da sua rotina, mas que precisam ser feitas no dia. 

  • Anote todas as suas ideias

A criatividade pode surgir nos momentos mais inusitados, inclusive no meio de uma atividade de trabalho. Muitas vezes algo que lemos e assistimos em uma atividade de trabalho pode gerar um insight para algo da sua vida pessoal. 

E se você não anotar essa ideia pode se esquecer dela, ou então vai ficar pensando durante o dia todo. Então a dica é anotar tudo, tão logo a ideia surja. Tenha um caderno de ideias sempre perto de você para resolver essa questão e poder consultar no momento mais apropriado. 

  • Descubra o que tira o seu foco e elimine do início do seu dia

O que você faz logo depois de ligar o computador? Responde seus e-mails, olha suas mensagens de whatsapp, acessa seu Instagram? 

É comum que as pessoas tenham uma rotina de trabalho, mesmo que não percebam. E é comum também que algo nessa rotina inicial do trabalho prejudique a sua produtividade. 

Eu sei que é recomendado que você responda os e-mails logo pela manhã. Mas fazendo isso significa que essa atividade é mais importante do que a entrega de um trabalho que está agendada para hoje. E isso normalmente não é uma verdade. 

Responder as mensagens do seu grupo de família ou do futebol também costuma não ser mais importante do que seus prazos de trabalho, portanto, estabeleça limites e uma rotina que beneficie a produtividade. 

Você pode estabelecer que irá apenas verificar se tem e-mails ou mensagens importantes de clientes e que vai responder no início do dia apenas aqueles que estejam relacionados aos seus projetos prioritários da manhã, por exemplo. O restante você fará só no final do dia, depois de ter finalizado suas atividades. 

  • Use técnicas de produtividade

Eu poderia escrever aqui sobre cada uma das técnicas, mas você pode encontrá-las detalhadamente pela internet com facilidade. Você pode pesquisar sobre as principais: 

  • Técnica Pomodoro
  • GTD – Getting Things Done
  • Lei de Parkinson
  • Matriz de Eisenhower
  • Kaban
  • Sprints

O importante é você descobrir qual é a mais eficiente para o seu dia a dia, ou seja, qual funciona melhor para você. 

Ferramentas de produtividade para freelancers

Aqui a ideia é a mesma que falei acima sobre as técnicas de produtividade, existem várias ferramentas incríveis no mercado, muitas delas gratuitas e outras pagas. Você pode pesquisar sobre algumas delas como:

  • Evernote
  • Any.do
  • Cold Turkey
  • Zapier
  • Slack
  • iClips

Mas nesse artigo eu vou falar sobre o Trello para organização pessoal, uma das ferramentas mais conhecidas e utilizadas por freelancers. 

Como usar o Trello para organização pessoal e profissional

O Trello é uma ferramenta de organização e de gestão de projetos e pode ajudar muito a manter organizada tanto a sua vida pessoal como profissional. 

É ideal para quem quer aproveitar ao máximo o poder da tecnologia para acelerar seus projetos e entrar de vez na era da colaboração. 

Mas não é só baixar o aplicativo ou acessar a plataforma e esperar que tudo se resolva sozinho, é preciso configurá-la para aproveitar todos os recursos. 

O Trello é inspirado na técnica Kaban, baseada em cartões de sinalização. Nele tudo é simples e intuitivo, o que torna o uso bem fácil e agradável. 

Com os cartões você consegue identificar facilmente quais tarefas estão em andamento, o que já foi feito e o que ainda falta fazer. Então, se você já se viu perdido com diversos projetos e prazos diferentes deve começar a usar o Trello. 

A principal vantagem em usar o Trello é a facilidade para organizar e visualizar as tarefas, montando um fluxo de trabalho rápido. O aplicativo se mantém sincronizado em todos os dispositivos como smartphone, tablet, notebook e computador, então você pode acessar de qualquer lugar.  

Da mesma forma que cada pessoa pensa de maneira diferente, também existem fatores individuais que influenciam o sistema de produtividade. Mas certamente é possível fazer bem mais do que marcar as atividades entre “a fazer, feito e fazendo”

  • Defina as atividades mais urgentes e importantes

O primeiro passo, após se cadastrar gratuitamente na plataforma, é configurar a ferramenta. Você pode criar quadros diferentes para cada área da sua vida. Dentro desses quadros estão as listas (colunas) que funcionam como categorias do projeto maior. 

Para criar um quadro clique no retângulo cinza, e dê um nome a ele. Para criar uma lista você deve clicar no espaço em branco, nomear e clicar em salvar.

Depois disso é a hora de cadastrar as atividades em cartões e classificá-las em relação à prioridade e importância. Clique em “Add a Card”, nomeie e clique em “Add”. Ao clicar no nome do cartão aparecerá uma lista com todos os recursos disponíveis. 

Você pode usar a Matriz de Eisenhower para definir as prioridades. Ela possui quatro categorias claras que facilitam a visualização daquilo que realmente é importante para estabelecer o que deve ser feito primeiro. 

E não se esqueça de incluir também atividades pessoais que você tiver na semana. Se você tem uma consulta médica, um exame ou se marcar algum compromisso com os amigos, coloque nos cartões para saber que naquele dia você terá menos tempo para as outras atividades. 

É importante saber que você pode mover esses cartões de uma lista para a outra, conforme as etapas sejam cumpridas ou alcançadas. 

  • Quebre as atividades em tarefas menores

Quando nos deparamos com atividades muito longas e complexas sentimos vontade de procrastinar. A dica para não cair nessa tentação é dividir essa atividade em pequenas tarefas.   

Vendo que o projeto está evoluindo aos poucos você se mantém motivado e assim fica mais fácil evitar a preguiça. 

O Trello ajuda a criar um fluxo de trabalho e você pode evoluir uma tarefa ao longo das etapas. 

  • Faça uma revisão semanal

Ao final de cada semana é importante revisar as atividades da semana que foram marcadas como “feitas”. Dessa forma, no planejamento da próxima semana você poderá criar uma lista ainda melhor de tarefas “a fazer”. 

E ao final de cada mês você deve arquivar os elementos que não fazem mais sentido manter.  

Essa é uma das partes mais importantes do processo de produtividade, é a busca contínua por melhoria.  

  • Crie um mapa mental de crescimento pessoal

O mapa mental ajuda a conectar diferentes áreas da vida como desenvolvimento profissional, hobbies, viagens, etc. Dessa forma é bem mais fácil identificar o que precisa ser feito para alcançar aquilo que você tanto deseja. 

Crie uma lista com seus sonhos e desejos, detalhe cada um deles e construa planos para alcançá-los. 

A versão paga do Trello oferece ainda mais recursos como a integração com app do Google, stickers exclusivos que permitem decorar os cartões, modo de visualização de calendário, automação de algumas ações e monitoramento de tempo de cada atividade. 

A plataforma oferece muitos recursos interessantes que podem ser úteis para você. É importante explorar a ferramenta para descobrir aquilo que é mais útil para o seu dia a dia.

Como você pode ver, o Trello tem potencial para ser seu grande aliado na organização do seu dia a dia e dos seus projetos pessoais. Experimente a ferramenta, explore e teste seus recursos e melhore a realização das suas atividades.

Quer saber mais sobre como usar o Trello para organização pessoal e sobre outras ferramentas úteis para o dia a dia do freelancer? Continue acompanhando as publicações do blog.  

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